Akta osobowe są kluczowym elementem dokumentacji pracowniczej, której prowadzenie wymaga znajomości przepisów prawa pracy. Choć w aktach osobowych znajdują się szczegółowe informacje o pracowniku, przepisy jasno wskazują, jakiego rodzaju dokumentów nie powinno się tam przechowywać. Przestrzeganie zasad dotyczących zawartości akt osobowych nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentacją, ale także chroni interesy pracownika oraz pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Poniżej wyjaśniamy, jakich dokumentów nie ujmuje się w aktach osobowych pracownika i dlaczego ich przechowywanie w aktach jest niezgodne z przepisami. Pokażemy też najlepsze szkolenia z teczki osobowej pracownika, które warto zrobić.
Struktura akt osobowych
Akta osobowe są podzielone na trzy części, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B obejmuje dokumentację dotyczącą trwania stosunku pracy, a część C przechowuje dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia. Dodatkowo, od 2019 roku przepisy przewidują możliwość tworzenia części D akt osobowych, która służy do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych.
Jakich dokumentów nie należy przechowywać w aktach osobowych?
Pracodawca ma obowiązek starannie dbać o treść akt osobowych, jednak istnieją dokumenty, które – mimo że dotyczą pracownika – nie powinny się tam znaleźć. Oto przykłady dokumentów, których nie umieszcza się w aktach osobowych:
- Dokumenty dotyczące prywatnych spraw pracownika
Pracodawca nie ma prawa przechowywać w aktach osobowych dokumentów odnoszących się do prywatnych spraw pracownika, takich jak informacje o stanie zdrowia, prywatnych zobowiązaniach finansowych czy sprawach rodzinnych. Tego rodzaju dane są chronione przepisami o ochronie danych osobowych i ich przechowywanie w aktach mogłoby naruszać prywatność pracownika. - Dokumentacja medyczna
Choć pracodawca ma prawo posiadać informacje o zdolności do pracy, dokumentacja medyczna, jak wyniki badań lekarskich czy szczegóły dotyczące chorób, nie może być przechowywana w aktach osobowych. Tego typu dokumenty są przechowywane w odrębnej dokumentacji medycznej, do której dostęp mają jedynie osoby upoważnione. - Dokumenty związane z działalnością związkową
Informacje o przynależności do związku zawodowego nie powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika, chyba że pracownik wyrazi na to wyraźną zgodę. Pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika ujawnienia swojej przynależności związkowej i tym samym przechowywać takich informacji. - Dane dotyczące kar innych niż porządkowe
W aktach osobowych można przechowywać dokumenty związane z karami porządkowymi, o ile są one zgodne z Kodeksem pracy. Kary cywilne, karne lub administracyjne nie związane z wykonywaniem pracy nie powinny być częścią akt osobowych pracownika. - Dokumenty zawierające dane osobowe innych osób
W aktach osobowych pracownika nie można przechowywać dokumentów, które zawierają dane osobowe osób trzecich, chyba że jest to uzasadnione przepisami prawa i dotyczy pracy danej osoby.
Co robić z nadmiarową dokumentacją?
Jeśli w aktach osobowych znajdują się dokumenty, które nie powinny tam być przechowywane, pracodawca ma obowiązek je usunąć lub przenieść do innego, odpowiedniego zbioru dokumentacji pracowniczej, jeśli przepisy przewidują taką możliwość. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem sankcji, szczególnie w przypadku kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) lub inne uprawnione organy.
Jak dbać o zgodność dokumentacji z przepisami?
Prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami wymaga systematycznej aktualizacji wiedzy oraz wdrażania odpowiednich procedur w zakresie ochrony danych osobowych. Warto również przeprowadzać regularne audyty dokumentacji, aby upewnić się, że wszystkie akta są prowadzone zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Bądź na bieżąco z dokumentacją pracowniczą
Zmieniające się przepisy prawa pracy, w tym te dotyczące prowadzenia akt osobowych, mogą stanowić wyzwanie dla pracodawców i osób odpowiedzialnych za dokumentację kadrową. Aby być na bieżąco z obowiązującymi regulacjami i doskonalić swoje umiejętności, warto skorzystać ze szkoleń z akt osobowych organizowanych przez Centrum Verte. Dzięki nim zyskasz nie tylko wiedzę teoretyczną, ale również praktyczne narzędzia, które pomogą w prowadzeniu dokumentacji zgodnej z przepisami.
Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników jest nie tylko obowiązkiem, ale i kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w firmie. Pracodawcy muszą pamiętać, jakie dokumenty mogą, a jakie nie mogą znajdować się w aktach osobowych, aby nie naruszać przepisów prawa. Regularne przeglądy dokumentacji oraz dbałość o zgodność z aktualnymi regulacjami są niezbędne dla ochrony interesów zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Zapisz się na szkolenia z dokumentacji pracowniczej i bądź na bieżąco.
—
Artykuł sponsorowany
